afspraken, agenda beheer, findtime, productiviteit

Afspraken plannen niet langer een uitdaging

Een afspraak plannen met een grotere groep. Ken je dat? Dat het soms een eeuwigheid lijkt te duren voor je eindelijk een passende datum en tijd hebt gevonden. Daar zijn of de nodige berichten aan vooraf gegaan of vele telefoontjes. Zelf krijg ik ook wel eens de vraag wat opties te sturen. Tegen de tijd dat daar dan een reactie op komt gebeurd het wel eens dat die opties al vergeven zijn. Al met al is dat plannen met een grotere groep lastig. Daarbij maakt het niet uit of deze groep zich binnen of buiten je bedrijf bevindt.

In de privésfeer ken je dit fenomeen wellicht minder, omdat je daar een tool als datumprikker.nl kent. Je vult de e-mailadressen in en iedereen kan aangeven wanneer hij/zij wel of niet kan. Uiteindelijk hoef je alleen de beste datum te kiezen en iedereen krijgt een bevestiging van de afspraak. Nederlanders plannen graag. Laatst zag ik op YouTube een video hoe expats tegen ons plangedrag aankeken. Onderstaande fragment vind ik daarom leuk om te delen.

 

Het is dus echt iets Nederlands, dat trekken van de agenda :-).

Start slimmer afspraken plannen vanuit Outlook

Het gaat je vast een hoop tijd schelen als dat anders kan? Precies dit idee kan ook in Outlook. Microsoft heeft hiervoor twee jaar geleden al FindTime geïntroduceerd. Toch merk ik dat we nog in traditionele modellen blijven hangen. Daarom een blog over een ideale manier om afspraken te plannen. Microsoft heeft dus al een paar geleden FindTime beschikbaar gemaakt in de Office Marketplace om je afspraken makkelijker te maken. In onderstaande video in minder dan een minuut een introductie slimmer afspraken plannen.

 

Oké, wil je met FindTime aan de slag? Ik leg het je graag uit. Ik ga er dan wel vanuit dat je Outlook gebruikt.

Begin vandaag met FindTime

afspraken, agenda beheer, findtime, productiviteit

Klik in de taakbalk van Outlook op “Get Add-ins”. Vervolgens ga je in het scherm invoegtoepassingen zoeken naar FindTime.

afspraken, agenda beheer, findtime, productiviteit

In mijn geval is deze invoegtoepassing al geïnstalleerd. Jij krijgt de optie om op “Toevoegen” te drukken.

afspraken, agenda beheer, findtime, productiviteit

Daarna krijg je wanneer je naar je agenda gaat de optie “New Meeting Poll” in de taakbalk te zien. Deze knop vind je vanaf nu terug in alle agenda delen en het beantwoorden van e-mailberichten. Laten we eens kijken hoe dat dan werkt. Klik op “New Meeting Poll”.

afspraken, agenda beheer, findtime, productiviteit

Nadat je succesvol bent ingelogd vul je bij het “Aan-veld” de namen in met wie je wilt afspreken. Vanwege privacy redenen heb ik die hier gemaskeerd. Aan de rechterkant kies je de duur van de afspraak en kies je de opties dat je tenminste zelf kan. Het eerste poppetje ben jijzelf en daarna eerst de collega’s en tenslotte de externe persoon. In dit voorbeeld heb ik drie collega’s en één externe persoon toegevoegd. Je ziet onder de data met een groen, oranje en rood de beschikbaarheid. Toegegeven die optie is alleen voor je collega’s beschikbaar.

Vervolgens kies je data en tijden. Ben je klaar met opties aankruisen, klik je op “Next”. In het laatste veld kan je nog aangeven of dit een fysieke afspraak is, of een Online Meeting via Teams bijvoorbeeld.

afspraken, agenda beheer, findtime, productiviteit

FindTime maakt dan bovenstaande e-mail voor de personen met wie je een afspraak probeert te plannen. Je kan daar zelf nog wat boven typen. De ontvangers kiezen voor “Select options”. Dan komt men op een website waar ze simpelweg per optie aan kunnen geven: ik kan wel of niet en deze optie heeft mijn voorkeur.

Als iedereen vervolgens heeft gestemd en er is een winnaar qua datum? Dan handelt FindTime het volledig zelf af. Zo heeft technologie je geholpen met het verbeteren van je focus en tijd bespaart!

Delen mag 🙂

Lees ook