adoptie,gebruikersadoptie,werken,office 365,ernstveen

Gebruikersadoptie binnen je bedrijf stimuleren

Gebruikersadoptie? Wat heb je daar aan? Waar denken je medewerkers het eerste aan bij het woord Office? Eerlijk zeggen… Word of Excel? Of Outlook? De programma’s die zakelijk gezien al jarenlang het meest gebruikt worden op Windows pc’s. Het implementeren van Office 365 is dan ook een logische stap. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat je bedrijf het meeste haalt uit alle mogelijkheden van het huidige Office 365? Hoe verhoog je de productiviteit? En hoe vergroot je het draagvlak in je organisatie om cloud-gebaseerde oplossingen te gaan gebruiken? Benut deze kansen en maak er een succes van.

adoptie,gebruikersadoptie,werken,office 365,ernstveen
Traditionele training past niet meer bij de continue updates

Pas Office 365 aan op de behoeftes

Elke organisatie is anders. Waar de één voorop loopt in de laatste technologie, houdt de ander het liever bij het oude. Bij de gebruikersadoptie van Office 365 is het dan ook handig om goed na te denken over de wensen en te kijken of dit samengaat met de reeds beschikbare tools. Office biedt zoveel mogelijkheden dat het zich kan aanpassen aan de behoeftes en gebruiken. Het is dan ook goed om voor iedereen een doelstelling te bepalen en uit te leggen waarom u de stap maakt naar Office 365. Zoals: tijdwinst, efficiëntie of beter samenwerken. Zo kunt u ook laten zien wat er gebeurt als er niets verandert.

adoptie,gebruikersadoptie,werken,office 365,ernstveen
Continue updates zorgen voor een kennis-gat op den duur

Combineren kun je leren

Het mooie van Office 365 is dat dé manier om ermee te werken niet bestaat. Alle applicaties erbinnen zijn op elkaar afgestemd en kunnen elkaar versterken. Veel organisaties gooien bij voorbaat enkele van deze applicaties al over de schutting in het kader van ‘dat gebruiken we nog niet’, zonder te kijken wat deze kunnen toevoegen. Probeer om per taak of scenario te bekijken welke combinaties aan applicaties handig zouden kunnen zijn. Wanneer oplossingen zo gebruikersvriendelijk geconfigureerd worden, zullen je medewerkers zich ook makkelijker aanpassen.

Stimuleer je medewerkers met gebruikersadoptie

Dat je vertrouwd raakt en blijft met Office is an sich uiteraard heel handig. Maar deze gewenning heeft ook een andere kant. Men heeft het gevoel de programma’s als hun broekzak te kennen en hieraan vast te houden. Maar er is nog zoveel meer mogelijk. Denk aan het inzetten van gamificatie voor doorlopende betrokkenheid. Nieuwe functies, programma’s en communicatiemiddelen stimuleren het nieuwe werken en kunnen werkzaamheden efficiënter maken. Het succes zal het grootst zijn als diverse afdelingen, managementteams en andere lagen binnen je bedrijf ermee werken en het goede voorbeeld kunnen geven.

Basiskennis ontwikkelen

Weten wat Outlook of Excel is, is dus niet genoeg. Het loont om te investeren in het bijspijkeren van de kennis van je medewerkers of enkele key-users om zoveel mogelijk uit Office 365 te halen. Om goed met Office 365 te kunnen werken is het naast begrijpen wat het verschil is tussen diverse tools ook noodzakelijk om de applicatiekennis op peil te brengen. Zo wordt de meerwaarde duidelijk. Na de introductie en training is het dan voor iedereen makkelijker om de kennis toe te passen in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden en elkaar te helpen. Een moderne werkplek zonder gebruikersadoptie is zinloos[1].

Speerpunten van Office 365

Online en realtime samenwerken. Dankzij het nieuwe werken zijn er steeds meer manieren te werken en communiceren in de cloud. Zo kun je met OneDrive documenten online opslaan in de cloud en deze beschikbaar maken voor iedere medewerker en ieder apparaat. Via SharePoint kun je communiceren binnen één omgeving en dezelfde managementtools gebruiken. Deze opties zijn niet alleen handig om beter samen te werken met je collega’s maar ook met klanten en partners.

Online vergaderen en netwerken. Communiceren onderling was nog nooit zo makkelijk. Vergaderen kun je  voortaan op afstand dankzij Skype for Business waarmee via videoconferentie of instant messaging kan worden vergaderd en samengewerkt. Via Yammer kun je snel intern communiceren of bestanden uitwisselen.

Office 365 Groups. Een manier om samenwerkingsgroepen te creëren en eenvoudige applicatie-integratie. Eenvoudig samenwerken met en delen van documenten voor de betreffende groepsleden.

Delen mag 🙂

Lees ook