OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

OneDrive en SharePoint ontmoeten AI

Oplossingen voor de moderne werkplek komen op alle mogelijke manieren de markt op. Je ziet dat steeds meer leveranciers functies bundelen. Kortom het gevecht om de moderne werkplek is in volle gang. De verwachtingen zijn hoog gespannen, immers beloven de meeste partijen productiviteitswinst op verschillende manieren. Veel van deze oplossingen zijn gebouwd met Microsoft 365 (slimme bundel van onder andere Office 365). Ook Microsoft 365 bevat het bekende OneDrive en SharePoint voor het beheren en bewaren van documenten, zodat je kunt samenwerken.

De kracht van deze twee platformen wordt nog groter gemaakt. OneDrive en SharePoint ontmoeten de net als Microsoft Teams en Microsoft Excel kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Hierdoor gaat technologie je helpen met het vinden van documenten. Deze blog – een vrije vertaling van de Engelstalige Microsoft blog – laat je kennis maken met deze veranderingen.

Makkelijker je weg vinden in OneDrive en SharePoint

Het wiel is rond 3500 voor Christus al uitgevonden. Een bekende uitspraak ga niet iets opnieuw doen als het al bestaat. Echter als je het kan verbeteren is het wel handig. De afgelopen jaren is de groei van digitale content en dan met name beeld-, video- en audiobestanden exponentieel gegroeid. Helemaal sinds dataopslag niet meer zo duur is. Waar ik in mijn tijd bij Rabobank in 1997 nog ging vragen of men alsjeblieft zijn mailbox en persoonlijks schijf wilde opruimen gebeurd dat nu nagenoeg niet meer. Daardoor hebben we overal content staan. Het doorzoeken ervan is vaak lastig. Bovendien is ieder mens anders, dus de manier van data bewaren doet eenieder op zijn eigen wijze.

Video- en audio-transcriptie

Later dit jaar komt er een transcriptieservices beschikbaar voor video- en audiobestanden in OneDrive en SharePoint. Deze soortgelijke technologie is ook in Teams aangekondigd. Deze kunstmatige intelligentie zorgt dat tijdens het bekijken van een video of het luisteren van een audiobestand er een volledig transcript wordt weergegeven. Dit zorgt enerzijds voor een verbetering en toegankelijkheid van bestandstypen op OneDrive en SharePoint en anderzijds dat je de inhoud van deze type bestanden sneller kan beoordelen. Hiervoor hoef je niet eerst de video te bekijken. Is je video- of audiobestand vervolgens geschikt voor het hele bedrijf? Dan publiceer je deze naar Microsoft Stream. De transcriptieservice blijft je van updates voorzien zodat deze steeds betrouwbaarder wordt. Voordeel van Microsoft Stream is dat je video- of audiobestand nooit de Microsoft Cloud kan verlaten.

OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

Zoeken naar audio, video en afbeeldingen

Onze smartphones kunnen dankzij kunstmatige intelligentie soms al voorspellen waar je een foto maakt. Mijn iPhone bijvoorbeeld komt zo nu en dan met een terugblik. Bijvoorbeeld “eerste jaren” of “dagje dierentuin”. En deze titels heb ik m’n telefoon echt niet verteld. Met behulp van kunstmatige intelligentie kan worden bepaald waar foto’s zijn gemaakt, bepaalde objecten kunnen worden herkend en teksten kunnen zo uit foto’s worden gehaald. Zo zou je een map met gescande kwitanties kunnen doorzoeken. In combinatie met de transcriptieservice krijg je op die manier een beter resultaat.

OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

Aanbevelingen voor intelligente bestanden

Zo komt er een nieuwe bestandsweergave voor OneDrive en de startpagina van Office.com. Bedoeld om je zo nog relevantere bestanden aan te kunnen voorstellen. Deze technologie is niet nieuw, we kende immers al Delve. Deze aangevuld met hoe jij werkt, met wie en welke documenten met je is gedeeld. Deze diepgaande kennis van gebruikersgedrag en relaties tussen collega’s maakt dat het samenwerken met OneDrive en SharePoint verder verrijkt.

OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

Als je een nieuw document maakt zal je in veel gevallen leunen op eerder gemaakte teksten. De zogenaamde Tap-functie in Word en Outlook 2016 kan tijdens het maken van een document je adviseren om content die elders is opgeslagen in OneDrive en SharePoint te gebruiken. Denk aan een standaard alinea, tabel of grafiek. Zo kan je data gaan hergebruiken.

Maak beter geïnformeerde beslissingen

Met kunstmatige intelligentie in OneDrive en SharePoint kun je sneller en weloverwogen beslissingen nemen tijdens het werken aan content.

Bestandsinzichten

Eerder dit jaar heeft Microsoft een bijgewerkte bestandskaart uitgerold. Hierin zijn toegangsstatistieken voor elk bestand dat is opgeslagen in OneDrive en SharePoint opgenomen. Hiermee kun je zien wie het bestand heeft bekeken en wat ze hebben gedaan. Dat kan helpen bij het bepalen van je volgende actie.

OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

Deze bestandskaart zal nog meer inzichten krijgen. Namelijk met ‘Inside look’ krijg je alle belangrijke informatie in één oogopslag te zien. Inclusief de tijd om te lezen en de belangrijkstee punten uit het document. Dan kan je besluiten het document nu te lezen of op te slaan voor later.

OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

Intelligent delen

Zo krijg je ook later dit jaar de mogelijkheid om eenvoudig relevante inhoud te delen met deelnemers aan een vergadering. Herkenbaar dat men achteraf vraagt of je de PowerPoint-presentatie wilt delen. Als de vergadering voorbij is zal Outlook aan je vragen of de presentatie uit je OneDrive en SharePoint gedeeld moet worden. Maak je tijdens de vergadering met je smartphone foto’s en heb je de OneDrive mobiele app geïnstalleerd? Krijg je ook automatisch de vraag of die foto’s gedeeld moeten worden met de deelnemers.

OneDrive en SharePoint, kunstmatige intelligentie, AI, KI, artifical intelligence, productiviteit

Kunstmatige intelligentie maakt je OneDrive en SharePoint veiliger

Kunstmatige intelligentie gaat je ook helpen om de bestanden die je in OneDrive en SharePoint hebt opgeslagen te beschermen. Zo blijf je compliant en zullen kwaadaardige aanvallen worden voorkomen.

Eerder dit jaar bracht Microsoft OneDrive Files Restore and Windows Defender naar de markt. Hiermee worden gebruikers beschermd tegen ransomware aanvallen op te sporen. Bovendien is dit een oplossing om voor het herstellen van verwijderde bestanden. Dankzij een volledige bestandsgeschiedenis van 30 dagen en geavanceerde machine-learning om vroegtijdige aanvallen te herkennen, biedt OneDrive nachtrust voor al je bestanden. Het beste van alles is dat het verplaatsen van je bestanden naar OneDrive nog nooit zo eenvoudig is geweest dankzij Known Folder Move. Benieuwd naar hoe deze kunstmatige intelligentie ook de nieuwe generatie bedrijfsapplicaties verrijkt?

Referenties

[1] Microsoft (2018). Microsoft 365 is the smartest place to store your content

Delen mag 🙂

Lees ook