productiviteit,vergaderingen,verbeteren,teams

Productiviteit missen we in veel vergaderingen

Het einde van ISDN is in zicht, schreef ik eerder over. In een vorig avontuur was ik al eens bezig geweest om productiviteit en communicatie bij elkaar te laten komen. Zo gek dat telefonie vaak los staat van je totale werkplek. Toen was er behoorlijk technologie nodig om telefonie en Skype aan elkaar te knopen. Destijds wilde ik dit samen met een partij ontwikkelen. Mij leek het gaaf als je op elke apparaat bereikbaar zou zijn op hetzelfde nummer. Dat je ook vanaf je mobiel een oproep kan doorverbinden naar een ander. En ik wilde destijds dit integreren in je CRM-systeem. Want hoe gaaf is het als je weet wie er belt op je vaste nummer – zonder het handwerk van naam/nummer opslaan. En dit gecombineerd met technologie als gespreksopname, receptionist functionaliteit, afdelingsbereikbaarheid en het doorschakelen ook op je mobiel.

Helaas is het toen niet gelukt. Ook omdat de kennis niet in huis was. Daarom vind ik het supergaaf dat Microsoft het nu gewoon zelf is gaan doen. Hoe kan jij je productiviteit verbeteren?

Productiviteit verhogen dankzij Teams

Eerder schreef ik dat Microsoft bezig is met haar Skype-technologie te integreren in Teams. Echter maakt men van Teams steeds meer een echt alternatief voor de ouderwetse telefooncentrale. Een ander belangrijk thema binnen Teams is productiever vergaderen en beter samenwerken[1].

Met elkaar vergaderen doen we graag. Het belang van samenwerken in een team verwarren we overigens vaak met veel vergaderen. Is dit alleen wel zo productief? Wist je dat we gemiddeld 6,5 uur per week vergaderen. Dus dat is zo’n 300 uur per jaar. Gemiddeld hoor, want hoe hoger je stijgt op de carrièreladder hoe meer je vergadert. Met deze kennis is het financiële plaatje van jullie meetings gemakkelijk te berekenen. Check even hoeveel collega’s regelmatig vergaderen, laat er het gemiddelde uurloon op los en vermenigvuldig de uitkomst met 300 uur. Val je van je stoel van deze optelsom? Geschrokken van het prijskaartje? We zijn er alleen nog niet. Vergaderingen kosten natuurlijk niet alleen tijd. Er gaat ook geld op aan faciliteiten in de vergaderzaal en de broodnodige kopjes koffie en andere horecavoorzieningen. In Nederland gaven we in 2016 zo’n 60 miljard euro per jaar uit aan vergaderen[2].

productiviteit,vergaderingen,verbeteren,teams
Microsoft gefinancierd onderzoek, 2018

En als je dan bedenkt dat 57% van de deelnemers deze vergadering niet productief vinden gooien we dus 34,2 miljard euro weg. En denk eens aan de verspilling van tijd en de onvrede bij je mensen. Dat moet slimmer kunnen.

Technologie helpt om je vergadering slimmer te maken

Zo klaagt 51% van deelnemers ook dat er geen of nauwelijks opvolging uit vergaderingen komt. Of even de vergadering kunnen terugluisteren? Bovendien vindt 56% van de externe deelnemers zich buitengesloten of in ieder geval geen onderdeel van de vergadering. Kortom allemaal getallen dat we productiever moeten worden.

Je hoeft geen enorme bedragen te investeren in vergaderfaciliteiten om deze productiviteit te verbeteren. Als we elkaar allemaal kunnen zien heb je al veel bereikt om de externe deelnemer te betrekken bij je vergadering. Bijvoorbeeld een nieuwe laptop :-).

productiviteit,vergaderingen,verbeteren,teams
Vergaderen in Microsoft Teams

Als je elkaar kan zien dan maakt dat het gevoel dat het gesprek authentieker is. Immers de gezichtsuitdrukking van iemand zegt heel veel. Ook krijg je als externe deelnemer zo de “onderonsjes” bij de fysiek aanwezige deelnemers mee. Het kan heel frustrerend zijn als de fysieke deelnemers hartelijk lachen om iets wat voorvalt waar je als externe deelnemer geen weet van hebt. Vervolgens leg je de taken en belangrijkste afspraken vast in OneNote.

Wie maakt de notulen? Zo’n irritant klusje. En ook zo irrelevant, je wilt de actiepunten weten. Ook zo’n punt wat serieus afbreuk doet aan de productiviteit. Dat je dan na de vergadering nog een uur bezig bent met de notulen. Die niemand blijkt te lezen. Als je Teams gebruikt kan je de vergaderingen opnemen. En dankzij Microsoft Stream kan je de vergadering op elk moment vanuit de cloud weer terugkijken inclusief ondertiteling. Zo kan je zoeken op trefwoorden of woordgroepen die tijdens de vergadering zijn gezegd.

productiviteit,vergaderingen,verbeteren,teams
Opname afspelen en ondertiteling

Overigens heeft deze oplossing dan wel weer alle ingrediënten om een vergadering net als uitzending gemist te gaan behandelen, kijk ik wel terug 😊.

Gefocust te vergaderen zonder afleiding

productiviteit,vergaderingen,verbeteren,teams
Vervaag je achtergrond tijdens vergaderingen.

Vergaderingen aan overvloed. We praten met elkaar over de meest uiteenlopende onderwerpen. Ook het video-vergaderen wint aan populariteit. Je kunt namelijk overal een vergadering bijwonen. Denk bijvoorbeeld als je thuis aan de keukentafel zit, of ergens in een wegrestaurant. Het kan soms best irritant zijn dat de achtergrond je gesprek kan afleiden. Denk aan je persoonlijke spullen of er loopt iemand door het beeld heen.

We zijn dit vaak gaan oplossen door speciale videoruimtes in te richten of bewust tegen een witte muur gaan zitten. Met de nieuwe update kan je de achtergrond wegpoetsen. Dankzij kunstmatige intelligentie is Microsoft Teams in staat alleen jou in beeld te laten.

Productiviteit op zijn kop met Surface Hub 2

Oke en als je dan wel serieus wilt investeren in vergaderfaciliteiten doe het dan goed. Ken je dat je een foto moet maken van het whiteboard voor later gebruik? Of dat je het vergeten bent? Of dat je met kabels aan het prutsen bent om je presentatie op een veel te kleine tv wilt presenteren?

Zoals je weet ben ik fan van de Surface Hub. De hele Surface familie is overigens mooi vormgegeven en gemaakt om productiever te werken. In mijn vorige avontuur mocht ik de 84” variant aanschaffen. En wat hebben we daar een plezier van gehad. Zie het als een hele grote touchscreen pc met whiteboard functionaliteit, Skype-integratie en meerdere camera’s. Had je wat getekend drukte je op versturen. Je zette je presentaties gewoon klaar en de camera’s zorgde dat iedereen in beeld was. Toegegeven een Surface Hub maakt een vergadering productiever. Overigens kan je dan ook makkelijker webinars uitzenden. Keerzijde is dat de Hub niet heel voordelig is.

Sta je op het punt om te investeren en twijfel je over de Surface Hub? Heb je de nieuwe al gezien? Microsoft heeft de Hub 2 gelanceerd. Deze versie kan 90 graden draaien en kan je – alsof ze niks kosten – aan drie andere Hubs 2 bevestigen. Zodat je een digitale muur krijgt. Ook de camera’s en microfoons draaien overigens mee[3].

 

En als je dat ook kan combineren met beveiliging tegen bedreigingen dan heb je zo’n beetje alles in een app :-). Benieuwd naar andere inspirende technologie-visies?

Referenties

[1] Microsoft (2018). Meet Now with Microsoft Teams
[2] Volkskrant (2007). ‘Vergaderingen kosten 60 miljard euro’
[3] Microsoft (2018). The new Surface Hub 2 will turn your working life upside down – literally
[4] Microsoft (2018). What’s new in Teams – Ignite Edition

Delen mag 🙂

Lees ook