slim, slimmer, efficient, email

Slim gebruik maken van e-mail in 3 stappen

Werkend Nederland is weer druk. Druk met vergaderen, druk met to-do lijstjes, maar vooral druk met het schrijven, versturen, lezen en zoeken van e-mails. De mailbox stroomt wekelijks vol met gemiddeld 86 berichten. Hoe zorg jij ervoor dat je niet overspoeld raakt door deze communicatie overload? Slim werken wordt daarom steeds belangrijker

Stap 1. Orden je box vanuit de Inbox Zero Methode

Het gebruik van mappen, kleuren en vlaggetjes wekt een gevoel van overzicht. Maar is dat echt zo? Of versieren wij onze inbox enkel en besteden wij stiekem heel veel tijd aan een ordelijk systeem dat helemaal niet werkt? Kortom; hoe organiseren wij onze inbox op zo’n manier dat wij zo min mogelijk tijd kwijt zijn met onze mails? De Inbox Zero-methode van spreker en broadcaster Merlin Mann biedt antwoord. Hij stelt dat we moeten stoppen met onze mailbox als een to-do lijst te gebruiken en moeten starten met slim werken. Hoewel de naam van de methode misschien de suggestie wekt van een blanco mailbox, is dit niet het geval. Mann stelt dat wanneer de mailbox wordt geordend in de 4 onderstaande mappen, men zo min mogelijk tijd kwijt is met de mailbox. Inbox Zero staat dus voor Zero tijdsverspilling.

Slim je mail indelen in 4 mappen

Actie-map:
Sleep hier de emails in waar je direct actie op moet ondernemen.

Wachten-map:
Zet mails die door een ander verwerkt moeten worden direct door naar de betreffende persoon. Zet de mail vervolgens in het mapje ‘wachten’. Check dit mapje 2 keer per week en verwijder vervolgens de mails welke afgetikt zijn.

Ooit-map:
Lange mails met interessante informatie, waar je verder niet naar hoeft te handelen, kunnen doorgezet worden naar de ‘ooit’ map. Open deze map tijdens de koffie, in de trein, kortom op een moment wanneer u de tijd en rust heeft om deze informatie door te nemen.

Archief-map:
Is de mail verwerkt en afgerond? Verplaats het dan naar de ‘archiefmap’. Kijk hier alleen nog naar wanneer het van belang is om bijvoorbeeld een afspraak terug te halen. Laat deze map verder met rust.

You’ll never stay ahead of this stuff if you don’t recalibrate starting today. Give each message as much attention as it needs and not one iota more. – Merlin Mann

Stap 2. Gebruik de zoekfunctie

Nu denk je misschien, deze mappen maken geen onderscheid. Niet op klant niveau, niet op taken niveau, hoe vind ik mijn belangrijke mails nu terug? Dit probleem is direct opgelost dankzij de zeer uitgebreide zoekfunctie van je mailprogramma. Outlook vindt 99,9% van de mails terug met een specifiek zoekwoord. Denk aan het onderwerp van de mail, de klant waar het over ging of een opmerkelijk woord welke in de mail stond. Dus ook nu je mails zijn gearchiveerd in 4 mappen komen de specifieke mailtjes altijd boven water dankzij de zoekfunctie.

Stap 3. Bewaak de orde efficient

Nu je overzicht heeft gecreëerd in je inbox is het van belang om deze rust te bewaren. Dus zorg ook voor overzicht in je email gebruik.

Gestructureerd checken:
Check je mail niet te pas en te onpas, maar pak hier vaste momenten voor. Bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag, net na de lunch en aan het einde van de werkdag. Zo voorkom je de constante afleiding en breng je rust in de werkdag.

Stel doelen:
Bedenk, voordat je de mail opent, hoeveel tijd ga ik besteden aan het lezen van de emails en daarbij behorende actiepunten. Kies je voor een half uur? Pak dat half uur dan ook om het geheel te ordenen. Zo voorkom je het werken in de waan van de dag.

Verwijder direct wat weg kan:
Is de mail afgehandeld, ga je er niets meer mee doen, of kunt je überhaupt niets met de informatie in de mail? Voorkom inboxvervuiling en verwijder loze mails direct (of archiveer ze).

Sla uw efficiencyslag
Het ordenen van je mailbox is een goede stap in de richting van een geordende werkdag. Meer rust in het hoofd, meer werk uit de handen.

Op deze manier gaat technologie efficiënt voor jou werken. Wil je nog meer tijdswinst? Ga dan efficient mailen en stop met de lange e-mail :-).

Delen mag 🙂

Lees ook