slimmer,werken,besparen,technologie,productiviteit,5-urige werkdag

Slimmer werken kan tot 5 miljard euro besparen

File! Als ik ergens een intrinsieke hekel aan heb is het wel de file. Meestal weet ik ze te ontwijken. Doordat ik eerst thuis even aan het werk ga. En dan later vertrek. Op deze manier weet ik slimmer te zijn dan de file. Ken je dat als het dan ook nog regent, dan gaan we allemaal stil staan. Remmen… want ik zie een druppel water. Poosje terug ontkwam ik er echt niet aan, ik had een afspraak om 10 uur. Dus om kwart over 8 bracht ik mijn dochter naar school en hup onderweg. Al snel liep de aankomsttijd op. Mijn metgezellen in deze afspraak hadden hetzelfde probleem. Toen bedacht ik mij weer, wat zijn we nou aan het doen? Alle vier probeerde we de file te trotseren om met elkaar een afspraak te hebben.

slimmer,werken,besparen,technologie,productiviteit,5-urige werkdag
Foto: ANP, Regen leidt tot drukste spits van het jaar 2018

Inmiddels leven we in 2018 (en 2019 staat voor de deur!) en toch willen we nog om 9 uur op kantoor zijn. En als het dan regent dan pakken we allemaal de auto, mijzelf vaak incluis. En dan om 5 uur ’s middags gaat het gros weer terug de andere kant op. Terwijl we volgens Rijkswaterstaat de aankomende vijf jaar alleen maar meer in de file zullen gaan staan. Dit blijkt uit de publieksrapportage rijkswegennet[2]De technologie maakt het vandaag de dag allemaal mogelijk om dit anders te doen. Ik weet nog dat ik op school (1996) een scriptie moest schrijven. Die schreef ik toen over Thuiswerken. Dat was toen heel vooruitstrevend. Waarom houden we toch vast aan in de file staan? Je zou toch zeggen dat we dit al een tijdje door zouden moeten hebben, sinds de stress en burn-out epidemieën door onze maatschappij woedt?

Slimmer werken is de sleutel tot de schatkist

slimmer,werken,besparen,technologie,productiviteit,5-urige werkdag
Krantenartikel over dat slim werken loont

Uit onderzoek van EY blijkt dat we in Nederland miljarden kunnen besparen, door slimmer en vrijer te gaan werken[3]. Vandaag zitten we vaak de ene dag tot 5 uur duimen te draaien, omdat we “nog niet weg mogen”. De andere dag moeten we tot ’s avonds laat door ploeteren vanwege een “spoedje”. Herkenbaar? Dit is op te lossen door slimmer en flexibel te gaan werken. Slimmer werken houdt in dat je overal kan werken, op ieder moment, op iedere locatie: daar waar het effectief, productief en gewenst is.

Slimmer of flexibel werken is een buzzword aan het worden. Er is de afgelopen jaren veel onderzoek naar gedaan en er is veel over geschreven. Veel van deze onderzoeken zijn gedaan naar de effecten. Zoals bijvoorbeeld de CO2-reductie. Die met de alsmaar dichtbij komende energiewet ook niet onbelangrijk is. EY deed juist onderzoek naar het totaalplaatje. Daarin was aandacht voor de effecten van vrijer werken. Zoals de kosten en de efficiëntie van mensen en bedrijven. Maar ook de sociale kant, dus geluk, milieu en minder files kwamen aan bod.

Slimmer werken geen hogere wiskunde

Persoonlijk ben ik effectiever thuis. Dat komt misschien ook omdat juist als je thuis werkt, de output zichtbaar is. Volgens mij kan je thuis – in een kantoorbaan – hetzelfde als op kantoor. Dankzij Teams kan ik bij alle documenten, kan ik vergaderingen bijwonen en ben ik bereikbaar. In mijn geval heb ik thuis zelfs betere koffie dan op kantoor :-). In mijn branche is thuiswerken normaler wellicht, immers moet je je eigen champagne drinken. Als je je even moet concentreren, en niet afgeleid wil worden door collega’s – met de vraag waar je andere collega is – dan is thuiswerken ideaal.

Wat mij betreft moet thuiswerken niet een op zichzelf staand instrument zijn. Het moet een integraal onderdeel zijn van je moderne werkplek. In je agenda kunnen anderen zien waar je bent en via Teams ben je online. Kortom je bent bereikbaar, en klaar om samen te werken met partners, klanten en collega’s. In Teams kan je je status op Bezet of Niet storen zetten om je echt even af te sluiten. Zet in dat soort situaties dan “automatisch antwoorden” in Outlook even aan. Daarmee manage je de verwachtingen van anderen.

Is een werkdag van 8 uur nog wel van deze tijd

Work smart, play hard!

Henry Ford kwam 100 jaar geleden met de lopende band. In zijn beroemde autofabriek kon je 8 uur werken per dag en 5 dagen per week. Revolutionair was dat toen. Men was namelijk gewend om zes dagen per week zo’n 10 uur per dag te werken. Bovendien betaalde Ford de werknemers het dubbele loon. Het bleek te werken. Ford liet zijn mensen slimmer werken in plaats van langer en harder.

Jaren geleden toen automatiseren steeds meer de overhand kreeg, werd steevast de belofte gedaan dat we daarmee tijd zouden besparen. Terwijl we nu 100 jaar later nog steeds een achturige werkdag hebben. Toegegeven in die acht uur van vandaag produceren we meer dan 100 jaar geleden. Er zijn ook nu weer nieuwe revolutionaire en gewaagde ontwikkelingen. Namelijk de vijfurige werkdag. Er is een Duits bedrijf dat de 5-urige werkdag testte. Ze slaagde met vlag en wimpel. Ze beginnen om 8 uur ‘s morgens en ze eindigen hun werkdag om 13 (!) uur. Een hele vrije middag ligt er dan elke werkdag in het verschiet van deze werknemers van het Duitse techbedrijf Digital Enabler. En het mooiste: ze krijgen voor 8 uur betaald, en ook aan hun vakantiedagen en pensioenopbouw verandert niets!

Als dit in Duitsland kan, moet het toch overal kunnen?

Hoe werkt dat slimmer werken dan

slimmer,werken,besparen,technologie,productiviteit,5-urige werkdag
thuiswerken = slimmer werken = korter werken, ontdekte Rheingans

CEO Lasse Rheingans kreeg al zijn activiteiten, verantwoordelijkheden en wensen vaak maar nét (en vaker net niét) in de 24 uur van een dag gepropt. Herkenbaar? Tijd met zijn familie en tijd voor zichzelf ging verloren aan tijd die voornamelijk opging aan werk. Hij besloot twee middagen per week vrij te nemen, en die twee ochtenden thuis te werken. Daar ontdekte hij iets. Hij kreeg thuis zijn werk veel sneller gedaan dan op kantoor. Zijn takenlijst afwerken in de helft van de tijd was geen uitzondering. Als dit mogelijk was, besefte hij, dan moest het ook mogelijk zijn om op kantoor in de helft van de tijd te werken – en net zoveel gedaan te krijgen.

Hij testte het, door op kantoor net zo te werken als thuis. Met minimale afleiding, maximale focus en de motivatie om door te werken en eerder klaar te zijn. Een deadline moest er zijn, merkte hij. Dat werd 13 uur, en het werkte. Opvallend, maar ook logisch, verklaarde hij aan de lokale pers:

Gedurende een normale kantoor dag wordt er veel tijd verspild. Als je planmatig en efficiënt werkt, is het ook mogelijk je taken te voltooien in vijf uur.

Zo weet ik dat Microsoft sinds kort de vergadertijd terug wil dringen. Dit doen ze door een afspraak te plannen om kwart over het heel. Op die manier heb je effectief drie kwartier voor een vergadering en voorkom je dat je van vergadering naar vergadering rent zonder dat je even eigen-tijd hebt. Op deze manier heb je na elke vergadering even 15 minuten tijd om je mail te controleren, rondje te lopen of even iemand te bellen. Op een werkdag scheelt dat 2 uur.

Referenties

[1] AD (2018). Bij dit Duitse bedrijf werken ze al bijna een jaar 5 uur per dag (en krijgen er 8 betaald)
[2] Rijkswaterstaat (2018). Publieksrapportage Rijkswegennet (PDF)
[3] EY (2018). The impacts of Smart Working (PDF)

Delen mag 🙂

Lees ook