e-mail, beknopte e-mails, e-mails

E-mail werkt beter als deze beknopt is geschreven

Van mij zul je nooit een lange e-mail ontvangen. Want ik wil mij richten op m’n werk en dat is geen e-mails lezen :-). Beknopte berichten schrijven heeft een aantal voordelen, daarom in deze blog een aantal redenen waarom jij dat ook zou moeten doen.

Toen ik mijn vrouw ontmoette appte we er op los als we niet bij elkaar waren. Er gingen heel wat meters tekst door de lucht heen en uiteraard hoorde daar ook veel bellen bij.

Appen met elkaar is jaren later niet veranderd. Voordeel van WhatsApp is dat het korte berichten zijn die to-the-point zijn. In een appje begin je niet eerst met een aanhef, inleiding, aanleiding, oplossing en afsluiting. Gewoon “haal jij de kinderen” of “rij jij ff langs de supermarkt voor avondeten”.

Ook in de zakelijke wereld is WhatsApp een gemeengoed aan het worden en heeft de stortvloed aan berichten ons profs gemaakt in het scannen (en negeren of verwijderen) van e-mails, die al dan niet direct onze aandacht weten te trekken. Sociale media maken ons een ster in zoveel mogelijk zeggen met zo weinig mogelijk karakters.

De persoonlijke, lange e-mail is uitgestorven en heeft plaats gemaakt voor korte en beknopte berichten. Er zijn ook heel wat artikelen geschreven dat we overspannen worden van e-mail en de bomen door het bos niet meer zien.

Maar waarom werkt een beknopte variant beter dan een lang verhaal?

1. Beknopte e-mail krijgt sneller een reactie

Een e-mail hoeft niet meer te bevatten dan (1) de reden waarom, (2) een call-to-action en (3) een deadline op de call-to-action.

Op weg naar een meeting met mijn telefoon in mijn hand komen er twee berichten binnen van twee verschillende collega’s. De eerste e-mail bevat de volgende woorden ‘Ernst, lukt het om voor 1300u de powerpoint over Inbox zero te mailen?”. De tweede e-mail begint met een gigantische introductie van vijftien zinnen en bevat zo’n 4 alinea’s.

Je kan vast wel raden welke e-mail als eerste aandacht krijgt.

2. Beknopte e-mails worden sneller en beter gelezen

De realiteit is dat mailboxen nog steeds uitpuilen. De kans dat jouw bericht snel gelezen wordt is klein tenzij de ontvanger ‘on the fly’ deze kan lezen en erop kan reageren. Lange berichten zullen in veel gevallen ‘gescand’ worden op onderwerp en een call-to-action. Microsoft doet met zijn Outlook-client en Outlook-app er ook alles aan om dat voor jou te doen en de actie bovenaan te plaatsen waardoor je vaak die wel ziet en de rest van het bericht helemaal niet of nauwelijks leest.

3. De ontvanger heeft wel wat beters te doen

E-mail is geen doel, maar een middel. Het is een communicatie middel om snel met iemand te communiceren los van tijd, locatie en afstand. E-mail is goedkoop en e-mail is snel. Maak van je mailbox geen (dag)taak.

4. Je bent niet verplicht tot een lange reactie op een lange e-mail

Ik heb weleens een wat geprikkelde reactie gekregen toen mijn antwoord op een e-mail stukken korter was dan het origineel. De verzender had duidelijk haar zien en zaligheid in de e-mail gestopt. Mijn reactie: “Super gedaan! Ben het helemaal met je eens”. Ik had uiteraard kunnen toelichten wat ik zo super en geweldig vond en hier een bericht van 4 alinea’s aan kunnen wijden, maar dat zou zonde zijn geweest; van onze tijd.

Hoe zullen onze berichten er over vijf jaar uitzien? En moeten we ons daar überhaupt mee bezig houden? Zal e-mail verdwijnen, worden onze berichten nog korter of communiceren we straks digitaal alleen nog via sociale netwerken als Yammer? De tijd zal het leren.

Lees ook mijn blog over hoe jij ook een opgeruimde inbox krijgt: In 3 stappen naar efficiënt mail gebruik.

Delen mag 🙂

Lees ook