teams, samenwerken, vergaderen, bellen

Teams is samenwerken, vergaderen en bellen

Geplaatst door

Heel lang geleden kregen ook wij thuis ISDN. Ik weet nog dat je dan met twee lijnen tegelijk kon bellen of internetten of een combinatie daarvan. Mijn vader kon heel chagrijnig worden als de telefoonrekening weer kwam. Dan zaten we weer teveel op internet. Gelukkig ligt die tijd achter ons. Daarmee zijn de mogelijkheden ongekend geworden. Thuis zal bijna niemand meer ISDN gebruiken, dat zal zakelijk nog wel anders zijn. Alleen stopt ISDN. De kleinere ISDN-variant stopt al volgend jaar[1]. De grootzakelijke ISDN-variant over drie jaar. Je zult nu een alternatief moeten bedenken. En die keuze kan best lastig zijn want er zijn zoveel spelers. Een logische keuze is misschien wel Microsoft Teams. Tijdens Microsoft Inspire 2018 kondigde Microsoft ook een gratis versie van Teams aan, kortom je kan eenvoudig beginnen[2]. Zo kan je samenwerken, vergaderen en bellen bij elkaar.

Hallo Voice over IP-oplossingen

De Voice over IP (VoIP) oplossingen zijn de afgelopen jaren explosief gegroeid. Er zijn vele verschillende soorten en smaken. Nu de traditionele ISDN-verbinding komt te vervallen zal je gaan investeren in wat anders. Waarschijnlijk maak je al jaren gebruik van Microsoft Office, zoals Delve, Skype en OneNote. Grote kans dat je al Office 365 of Microsoft 365 gebruikt. Om te voldoen aan een groeiende behoefte van samenwerken heeft Microsoft vorig jaar Teams geïntroduceerd. Een krachtige hub voor teamwerk die chat, vergaderingen, telefoon, bestanden en apps samenbrengt. Je kent ongetwijfeld Skype (en wellicht voorheen zelfs Lync). Ook Skype is straks onderdeel van deze krachtige hub[3]. Hierdoor krijg je een krachtig uniform communicatie en samenwerkplatform dat op alle besturingssystemen beschikbaar is voor alle bedrijven die productiever willen zijn. Kortom naar Teams verhuizen met je telefonie is misschien wel heel handig en een logische keuze ook vanwege de integratie met je CRM systeem.

Hallo ultieme moderne holistische werkplek

teams,bellen,samenwerken,voip,skype,voice,vergaderen
Microsoft Teams beschikbaar op alle apparaten

We werken steeds minder op een vaste werkplek. Flexibel werken levert ons volgens EY 5 miljard op[4]. Daarom moet je nieuwe communicatieoplossing die flexibiliteit wel ondersteunen. Met elkaar samenwerken is iets alledaags. Niet alleen met collega’s ook met partners en klanten. Microsoft Teams is een plaats waar verschillende oplossingen samenkomen. Plannen van evenementen, delen van bestanden, vergaderen en communiceren met elkaar. Meer dan 200.000 bedrijven verdeeld over 181 markten gebruiken nu al Teams om samen te werken en te communiceren. Dat doen we overal en nergens en op verschillende mobiele apparaten. Zo zorg je dat je gebruikers een moderne werkplek optima forma aangeboden krijgen en de productiviteit toeneemt. Om dit te laten slagen is gebruikersadoptie relevanter dan ooit.

Vergaderen in Teams

teams,bellen,samenwerken,voip,skype,voice,vergaderen
Direct vanuit Teams je contactpersonen bereiken

Vanuit je eigen Outlook agenda kun je een Teams Meeting versturen. Op deze manier kan je als het ware een telefonische- of videovergadering plannen met een of meerdere personen. De andere deelnemers kunnen via Skype of Teams de vergadering volgen. Uiteraard kunnen zij ook inbellen vanuit de auto bijvoorbeeld. Ander voordeel is dat je deelnemers altijd een lokaal inbelnummer door de hele wereld kunnen kiezen wat daardoor ook nog eens in de telefoonkosten voor je deelnemers scheelt. En omdat je gesprekken standaard kan opnemen maak je geen notulen meer. Kortom we willen steeds slimmer werken.

Wist je dat we gemiddeld 6,5 uur per week vergaderen. Dus dat is zo’n 300 uur per jaar. Gemiddeld hoor, want hoe hoger je stijgt op de carrièreladder hoe meer je vergadert. Met deze kennis is het financiële plaatje van jullie meetings gemakkelijk te berekenen. Check even hoeveel collega’s regelmatig vergaderen, laat er het gemiddelde uurloon op los en vermenigvuldig de uitkomst met 300 uur. Geschrokken? Lees snel mijn blog over het verhogen van de productiviteit met Teams ».

Communiceren met Teams

teams,bellen,samenwerken,voip,skype,voice,vergaderen
Overzichtelijke belgeschiedenis in Teams

Vorig jaar is Microsoft begonnen met telefoon functies aan Skype binnen Office 365 toe te voegen. Hierdoor ben je bereikbaar op een vast telefoonnummer. Ook kan je aan groepen worden toegevoegd die ook een eigen nummer kunnen hebben. Je kan iedere gebruiker een eigen nummer geven en dankzij groepsregels blijf je altijd bereikbaar. Je gebruikers betrekken bij de migratie naar een dergelijk uniform communicatieplatform is belangrijk als je bereikbaar wilt blijven. Inmiddels is deze techniek volledig aan Teams toegevoegd. Zoals je kunt zien krijg je een helder overzicht van de volledige bel geschiedenis en de mogelijkheid een telefoonnummer te kiezen. Hoewel wie kent er vandaag nog een telefoonnummer uit zijn hoofd? Dankzij de integratie met Dynamics 365 kan je ook al je klanten en partners bij naam beantwoorden.

Vergaderen en samenwerken staan centraal

teams,bellen,samenwerken,voip,skype,voice,vergaderen
Video-vergaderen met meerdere mensen

Even met een grotere groep bellen? Met een aantal collega’s vergaderen? Of juist met je klant in gesprek? Gebruik Outlook om zogenaamde Teams-vergaderingen te versturen. Je kan tot wel 250 andere mensen samen aan één virtuele vergadering deelnemen. Het is een ideale manier om informatie te delen vanaf meerdere locaties. Ik merk dat dit veel tijd scheelt en dat vergaderingen daardoor efficiënter zijn. Daarnaast kan je met één klik schermen delen en in realtime notities maken. Dankzij de opname functie kan je een zo’n virtuele vergadering delen met elkaar en deze later nog eens rustig terugkijken. Je kunt altijd zien welke deelnemer aan het woord is. Doordat je met foto’s of video werkt heb je ook altijd een gezicht bij.

Gelukkig staan de namen er ook bij, handig als je slecht bent in namen (zoals ik). Echt makkelijk is als je de kans grijpt om gebruikers optimaal kennis te laten maken met de mogelijkheden. Het einde van ISDN zou door de integratie in alle Microsoft producten dus een prima begin van Teams kunnen worden. Uiteraard krijg je ook volledig inzage in gebruikersstatistieken en kan je met bijvoorbeeld Power BI heldere dashboards maken.

Skype naar Teams roadmap

Vorig jaar kondigde Microsoft het al aan. De functies van Skype voor Bedrijven worden aan Teams toegevoegd. Hierdoor zal de zakelijke variant van Skype gaan verdwijnen. Verder voegt Microsoft in een enorm hoog temp nieuwe functies toe. Voor je het weet is Teams een echte tegenhanger geworden van de traditionele telefonieoplossingen zoals die nu leven. En het gave is dat Teams een echt uniform communicatie platform – dus vergaderen, bellen en samenwerken – is binnen je bedrijf. Bekijk de Microsoft roadmap van Skype naar Teams[5]. Het gemak waar je inmiddels ook externe partijen toegang kan geven tot bepaalde bibliotheken zorgt dat je echt kan samenwerken met elkaar en je naar dezelfde content kijkt. Groot voordeel is dat je daardoor minder hoeft te mailen met elkaar.

Het einde van de ondersteuning van Skype voor Bedrijven is inmiddels officieel aangekondingd. Vanaf 31 juli 2021 stopt deze variant. Feitelijk moet je nu als de wiedeweerga naar Teams :-).

Handige functies die het gebruik van Teams ideaal maken

Onderstaande slimme functies zijn aan deze blog toegevoegd op Microsoft Inspire in juli 2019. De originele publicatiedatum van de blog is onveranderd gebleven.

Het gebruik van Teams kan heel veel voordelen bieden. Zo worden er steeds meer slimme functies toegevoegd om er echt een centrale hub van te maken voor samenwerken, productiviteit en communicatie.

Prioriteit geven aan belangrijke communicatie

Binnen Teams staat productiviteit en slim gebruik maken van technologie centraal. Met prioriteitsmeldingen krijg je een waarschuwer wanneer je een bericht hebt ontvangen waarop snel gereageerd moet worden. Om de twee minuten krijg je een bericht totdat je een antwoord hebt gestuurd. Hiermee kan je je volledig focussen op wat belangrijk is

Beheer eenvoudig de communicatie binnen en tussen teams

Bijzondere momenten wil je graag delen. Met deze functie kan je aan je teamleden belangrijk nieuws in een bepaald kanaal markeren. Denk bijvoorbeeld aan een nieuw project, nieuwe collega, gewonnen opdracht of een ander bijzonder moment.

Je wilt een bericht in meerdere kanalen tegelijk plaatsen. Daar is nu een nieuwe functie voor toegevoegd, zie onderstaande animatie hoe.

Ook nieuw is dat je zogenaamde kanaal moderators kunt aanwijzen. Zo’n moderator kan beheren wat in een kanaal gepost mag worden en of er aan een bepaald bericht wel of geen reacties toegevoegd mogen worden.

Tijdklok functionaliteit in Teams

In heel veel banen wordt er met diensten gewerkt. Men wil die overigens soms ook kunnen ruilen. In traditionele omgevingen werkt men nog men op een vaste plaats inklokken. Deze nieuwe tijdklokfunctie is nu ook in Teams beschikbaar vanuit de app voor je smartphone. Managers hebben de mogelijkheid om slim gebruik te maken van je locatie zodat teamleden op de juiste werkplek in- of uitchecken.

Met het @-teken kon je al aan teams kanalen en individuele teamleden een bericht stureen. Nu kan je ook aan specifieke rollen een bericht sturen. Denk bijvoorbeeld aan alle verkopers of naar kassiers in dit voorbeeld.

Aangepaste achtergrond in Teams-vergaderingen

Je kon in Teams tijdens een vergadering je achtergrond al maskeren. Zeker als je thuis zit kan dat handig zijn, of als je in een omgeving zit waar mensen achter je langs lopen. Deze intelligentie is nu verder uitgebreid, je kan de achtergrond zelf aanpassen. Kunstmatige intelligentie neemt hierbij het ouderwetse groene doek over. Je kunt zelf kiezen welke achtergrond de deelnemers van de vergadering bij jou zien.

Adoptie en betrokkenheid van educatie verhogen met Teams

Met behulp van Microsoft Teams en AI heeft dr. David Kellerman, docent aan de school of engineering aan de universiteit van New South Wales, de ervaring van zijn studenten meer dan verbeterd. Hij heeft het klaslokaal en de leerervaring getransformeerd, terwijl hij tegelijkertijd een gemeenschap van studenten heeft gecreëerd.

Referenties

[1] KPN (2017). KPN moderniseert vaste telefonie netwerk, stopt op termijn met ISDN1/2
[2] Microsoft (2018). Introducing a free version of Microsoft Teams
[3] The Verge (2017). Microsoft Teams is replacing Skype for Business to put more pressure on Slack
[4] VodafoneZiggo (2018). Flexibel werken kan 5 miljard opleveren
[5] Microsoft (2018). The Microsoft 365 Roadmap
[6] Microsoft (2019). Microsoft Teams reaches 13 million daily active users, introduces 4 new ways for teams to work better together